업무 메일, 이대로 보내도 괜찮을까요?

업무 메일을 작성하고도 마지막에 불안해지는 이유는 대개 하나입니다. 내용은 맞는데, 상대가 어떻게 받아들일지 확신이 없기 때문입니다.

불안해지는 메일의 공통점

• 요청이 지시처럼 보인다: “하세요”, “주세요” 형태가 짧게 끝남
• 상대 사정이 지워진다: 완충 없이 마감만 강조
• 맥락이 생략된다: 상대가 ‘왜 지금’인지 추측해야 함
• 다음 단계가 불명확하다: 확인 후 무엇이 달라지는지 안 보임

보내기 전 4가지 확인

• 관계: 상사/동료/외부 파트너에 맞는 톤인가
• 상황: 일정/의사결정/장애 대응 등 급한 이유가 한 줄로 설명되는가
• 요청: 무엇을 해주면 되는지 명확한가
• 마감: 정말 필요할 때만, 최소한으로 제시했는가

바로 쓰는 대체 문장

• “확인해 주세요” → “가능하실 때 확인 부탁드립니다.”
• “빨리 부탁드립니다” → “일정 반영 때문에 확인이 필요합니다. 가능하시면 오늘 중 부탁드립니다.”
• “왜 안 됐나요?” → “진행 상황 확인이 필요해서요. 현재 상태 공유 부탁드립니다.”

예시

전: “자료 아직인가요? 오늘 안에 주세요.”
후: “일정 조율 때문에 진행 상황 확인이 필요합니다. 가능하시면 오늘 중으로 자료 공유 부탁드립니다.”

마무리

‘정중한 표현’ 자체가 목적이 아니라, 상대가 방어적으로 읽지 않게 만드는 것이 목적입니다. 상황과 요청을 한 줄씩만 보완해도 문장의 체감 온도는 달라집니다.

초안을 빠르게 다듬고 싶다면, 렉시노아로 문장을 넣고 말투를 정리해 보세요.